Family Office ab welchem Vermögen? Was Single und Multi Family Office leisten, was sie kosten und wer diese Aufgaben im Mittelstand übernimmt

Nach einem Unternehmensverkauf, einer Erbschaft oder einfach nach Jahren guter Gewinne taucht die Frage auf: Brauche ich jetzt ein Family Office? Die ehrliche Antwort lautet für die meisten Unternehmer im Mittelstand: Nein, jedenfalls nicht in der Form, die der Begriff beschreibt. Die Aufgaben, die ein Family Office übernimmt, brauchen Sie trotzdem.

Dieser Beitrag erklärt, was Single und Multi Family Offices leisten, ab welchen Größenordnungen sie in der Praxis üblich sind und wie sie vergütet werden. Vor allem aber zeigt er, welche Systemaufgaben ein Vermögen braucht und wer sie übernimmt, wenn kein Family Office da ist. Er nennt keine Anbieter und bewertet keine.

Was ist ein Family Office?

Ein Family Office ist eine Organisation, die das gesamte Vermögen einer Familie ganzheitlich führt: Anlagen, Immobilien, Beteiligungen und Gesellschaften, dazu Reporting, Steuer- und Rechtskoordination, Nachfolge und oft auch private Angelegenheiten. Es arbeitet über alle Berater und Banken hinweg im Interesse der Familie. Der Begriff ist gesetzlich nicht definiert und wird unterschiedlich weit verwendet.

Der Unterschied zur Vermögensverwaltung liegt im Blickwinkel. Ein Vermögensverwalter steuert ein Depot, meist innerhalb einer Anlagestrategie. Ein Family Office steuert das Gesamtsystem, in dem dieses Depot nur ein Baustein ist. Es fragt, wie Immobilien, Unternehmensanteile, Liquidität und Wertpapiere zusammenwirken, auf welcher Ebene sie liegen, wie sie an die nächste Generation übergehen und ob die Arbeit der Spezialisten auf ein gemeinsames Ziel einzahlt.

Gerade diese letzte Aufgabe macht den Kern aus. Steuerberater, Anwälte, Banken und Vermögensverwalter bleiben bestehen. Das Family Office koordiniert sie, gibt ihnen Aufträge und prüft die Ergebnisse. Es ist damit die Instanz, die in den meisten Unternehmerfamilien fehlt: die Systemführung.

Typische Anlässe, zu denen Familien über ein Family Office nachdenken, sind ein Unternehmensverkauf, eine große Erbschaft, der Eintritt der nächsten Generation oder eine Vermögensstruktur, die über Jahre so viele Gesellschaften, Konten und Verträge angesammelt hat, dass niemand mehr den Überblick hat. Allen Anlässen ist gemeinsam, dass nicht die Höhe des Vermögens das Problem ist, sondern die fehlende Verantwortung für das Ganze.

Single oder Multi Family Office: Was ist der Unterschied?

Ein Single Family Office arbeitet ausschließlich für eine Familie, mit eigenem Personal, eigener Infrastruktur und vollständig auf deren Bedürfnisse zugeschnitten. Ein Multi Family Office betreut mehrere Familien und teilt Personal, Systeme und Kosten zwischen ihnen. Es ist deshalb schon bei kleineren Vermögen möglich, bietet aber weniger individuelle Ausgestaltung und mehr Standard.

Merkmal	Single Family Office	Multi Family Office
Für wen	Eine Familie, oft mehrere Generationen	Mehrere Familien
Organisation	Eigene Gesellschaft mit eigenem Team	Dienstleister mit gemeinsamer Infrastruktur
Übliche Größenordnung in der Praxis	Meist dreistellige Millionenbeträge	Meist zweistellige Millionenbeträge
Kosten	Fixkosten für Personal, Büro, Systeme, unabhängig von der Rendite	Honorar, häufig abhängig vom betreuten Vermögen oder pauschal
Individualität	Vollständig auf die Familie zugeschnitten	Standardisierte Prozesse, individuelle Elemente je nach Vertrag
Unabhängigkeit	Arbeitet nur für die Familie	Je nach Vergütungsmodell und Eigentümer unterschiedlich
Diskretion und Kontrolle	Höchste, alles bleibt intern	Hoch, aber Daten liegen bei einem Dritten

In der Praxis gibt es viele Zwischenformen. Manche Familien bauen ein kleines eigenes Büro für Reporting und Koordination auf und kaufen die Vermögensverwaltung extern ein. Auch Banken und Vermögensverwalter bieten Leistungen unter dem Namen Family Office an, deren Schwerpunkt unterschiedlich stark auf der Anlage liegt. Weil der Begriff nicht geschützt ist, hilft nur der Blick auf die tatsächlichen Leistungen und auf die Frage, wie das Gegenüber vergütet wird.

Im Mittelstand begegnet mir häufig eine dritte Form, die niemand so nennt: das verdeckte Family Office im eigenen Unternehmen. Die Buchhaltung der GmbH überweist private Rechnungen, die Assistenz der Geschäftsführung betreut die vermieteten Wohnungen, der Steuerberater des Betriebs macht nebenbei die private Erklärung. Das wirkt praktisch, vermischt aber betriebliche und private Sphäre. Leistungen der Gesellschaft für private Zwecke des Gesellschafters ohne angemessene Vergütung können steuerlich als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden, und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern zeigt sich spätestens bei deren Ausscheiden.

Ab welchem Vermögen lohnt sich ein Family Office?

Eine feste Grenze gibt es nicht, und belastbare Statistiken fehlen. In der Praxis wird ein Multi Family Office meist erst ab zweistelligen Millionenbeträgen interessant, ein eigenes Single Family Office erst ab dreistelligen Millionenbeträgen. Entscheidend ist das Verhältnis der Kosten zum Vermögen und die Komplexität: viele Gesellschaften, mehrere Generationen, mehrere Länder.

Die Rechnung erklärt die Schwellen. Ein eigenes Family Office hat Fixkosten, die anfallen, ob das Vermögen gerade wächst oder schrumpft. Bei 50 Millionen Euro würde es einen erheblichen Teil dessen verbrauchen, was das Vermögen nach Steuern realistisch erwirtschaften kann. Renditen sind Annahmen und schwanken, die Kosten nicht. Erst bei sehr großen Vermögen sinkt die Kostenquote auf ein Niveau, das sich über Vorteile wie Kontrolle, Diskretion und Unabhängigkeit rechtfertigen lässt.

Neben der Größe zählt die Komplexität. Eine Familie mit 20 Millionen Euro in einem einzigen Depot braucht kein Family Office. Eine Familie mit derselben Summe, verteilt auf ein operatives Unternehmen, eine Holding, mehrere Immobiliengesellschaften, Beteiligungen und Erben in drei Ländern, hat dagegen echten Koordinationsbedarf. Und nach einem Unternehmensverkauf ändert sich die Lage oft über Nacht: Aus dem Unternehmer wird ein Kapitalverwalter. Welche Fragen in dieser Phase zuerst kommen, beschreibt der Beitrag Verkaufserlös anlegen nach dem Exit.

Die meisten Unternehmer haben gute Spezialisten, aber keine Systemführung. Ein Family Office ist eine Antwort auf diese Lücke. Es ist nicht die einzige.

Was kostet ein Family Office, und wie wird es vergütet?

Ein Single Family Office kostet die Personal- und Sachkosten des eigenen Teams, in der Regel siebenstellige Beträge im Jahr, je nach Umfang. Multi Family Offices arbeiten mit Pauschalhonoraren, mit einem Prozentsatz des betreuten Vermögens, oft im Bereich von Zehntelprozenten, oder mit Mischformen. Entscheidend ist, ob daneben Provisionen oder Produktvergütungen fließen.

Das Vergütungsmodell ist die wichtigste Frage im ersten Gespräch. Ein Pauschalhonorar macht die Kosten planbar und unabhängig vom Anlageerfolg. Ein Prozentsatz vom Vermögen koppelt das Honorar an die Größe, erzeugt aber einen Anreiz, Kapital in der Betreuung zu halten, etwa statt es in das eigene Unternehmen oder eine Immobilie zu investieren. Erhält das Family Office zusätzlich Zuwendungen von Produktanbietern, entsteht ein Interessenkonflikt, den Sie kennen sollten; für erlaubnispflichtige Tätigkeiten gelten dafür gesetzliche Offenlegungspflichten und teils Verbote.

Ein zweiter Punkt ist die Aufsicht. Wer für andere Vermögen verwaltet oder Anlageberatung erbringt, braucht dafür in der Regel eine behördliche Erlaubnis, je nach Tätigkeit der Finanzaufsicht oder nach Gewerberecht. Fragen Sie deshalb, welche Leistungen das Family Office selbst erbringt, für welche es eine Erlaubnis hat und welche es an Banken, Vermögensverwalter oder Kanzleien weitergibt. Eine klare Antwort darauf ist selbst schon ein Qualitätsmerkmal.

• Wie hoch sind die gesamten Kosten im Jahr, einschließlich der Kosten der beauftragten Vermögensverwalter und Banken?
• Fließen Provisionen, Rückvergütungen oder andere Zuwendungen, und an wen?
• Wer gehört dem Family Office, und gehört es zu einer Bank oder einem Produktanbieter?
• Welche Mindestgröße wird verlangt, und was geschieht, wenn das Vermögen darunter fällt?
• Wie sieht das Reporting aus, und wie oft wird es mit Ihnen besprochen?

Welche Aufgaben übernimmt ein Family Office, und wer übernimmt sie sonst?

Ein Family Office übernimmt die Gesamtaufstellung des Vermögens, das Zielbild, die Strukturplanung über Gesellschaften, die Koordination von Steuer, Recht und Anlage, Risikomanagement, Nachfolgeplanung und das laufende Reporting. Ohne Family Office verteilen sich diese Aufgaben auf den Unternehmer selbst und seine Spezialisten, und einige davon bleiben in der Regel unbesetzt.

Systemaufgabe	Mit Family Office	Typischer Mittelstand ohne Family Office	Was ohne klare Zuständigkeit passiert
Gesamtaufstellung des Vermögens	Family Office, laufend	Niemand oder der Unternehmer selbst, selten	Vermögen wird geschätzt statt gemessen
Zielbild und Zielvermögen	Familie mit Family Office	Meist nicht festgelegt	Entscheidungen ohne Maßstab
Struktur: Holding, Gesellschaften, Ebenen	Family Office mit Steuerberatern und Anwälten	Steuerberater, oft anlassbezogen	Strukturen entstehen, wenn ein Anlass drängt
Steuerliche Umsetzung	Steuerberater, koordiniert	Steuerberater	Überwiegend rückblickend auf das abgelaufene Jahr
Anlage der Wertpapiere	Vermögensverwalter, ausgewählt und überwacht	Bank oder Vermögensverwalter	Anlage ohne Bezug zum Gesamtsystem
Risiken und Absicherung	Family Office mit Spezialisten	Einzelne Verträge aus verschiedenen Jahren	Lücken und Doppelungen bleiben unbemerkt
Nachfolge und Familie	Family Office mit Notar und Anwalt	Notar, wenn ein Testament ansteht	Testament und Gesellschaftsvertrag passen nicht zusammen
Koordination und jährliche Überprüfung	Family Office	Der Unternehmer zwischen zwei Terminen	Viele gute Einzelentscheidungen ohne Richtung

Die rechte Spalte ist der eigentliche Erkenntnisgewinn. Sie beschreibt keine Fehler einzelner Berater, sondern die Folge fehlender Zuständigkeit. Jeder Spezialist arbeitet in seinem Mandat korrekt. Die Aufgaben, die zwischen den Mandaten liegen, gehören niemandem und landen beim Unternehmer, der sie neben dem Tagesgeschäft kaum leisten kann. Warum diese Lücke mit der Größe des Vermögens wächst, beschreibt der Beitrag Struktur, Strategie, Vermögen.

Eine Aufgabe fehlt in der Tabelle bewusst, weil sie bei großen Familien eine eigene Disziplin ist: die Organisation der Familie selbst. Family Offices moderieren Familientreffen, bereiten die nächste Generation auf ihre Rolle als Gesellschafter vor und halten fest, nach welchen Regeln gemeinsam entschieden wird. Im Mittelstand übernimmt das meist niemand ausdrücklich. Spätestens wenn mehrere Kinder Anteile halten sollen, wird diese Frage aber genauso wichtig wie die Steuer.

Was brauchen Unternehmer unterhalb der Family-Office-Schwelle?

Sie brauchen dieselben Funktionen in kleinerem Maßstab: eine ehrliche Vermögensaufstellung, ein festgelegtes Zielvermögen, eine Struktur, die dazu passt, klare Aufträge an die Spezialisten und eine feste jährliche Überprüfung. Dafür ist keine eigene Organisation nötig, wohl aber eine klar benannte Verantwortung dafür, dass diese Aufgaben tatsächlich erledigt werden.

Der erste Schritt kostet kein Honorar, nur Zeit. Eine vollständige Aufstellung, die zeigt, was Ihnen unabhängig vom Unternehmen gehört, ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung. Wie sie aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag Vermögensaufstellung erstellen. Danach folgt das Zielbild: Welches Vermögen soll bis wann entstehen, und welcher jährliche Beitrag ist dafür nötig?

Wie weit die meisten Unternehmer von einer Family-Office-Größe entfernt sind, zeigt eine einfache Gegenüberstellung. Wer im Ruhestand 10.000 Euro netto im Monat zur Verfügung haben will, braucht nach einer typischen Beispielrechnung ein Zielvermögen von rund 3,2 Mio. €. Das ist rund ein Drittel dessen, was in der Praxis als untere Größenordnung für ein Multi Family Office gilt. Bei einem angenommenen Honorar von 0,5 Prozent lägen die Kosten zwar nur bei rund 16.000 Euro im Jahr, viele Anbieter setzen aber Mindestvolumen voraus, und der Leistungsumfang beschränkt sich bei dieser Größe oft weitgehend auf die Vermögensverwaltung.

Für die Koordination gibt es unterhalb der Family-Office-Schwelle mehrere Wege. Manche Unternehmer übernehmen sie selbst und blocken dafür feste Termine im Jahr. Manche geben sie einem Steuerberater, der über das Mandat hinaus denkt. Andere arbeiten mit einem unabhängigen Sparringspartner, der keine Produkte verkauft, die Spezialisten nicht ersetzt, aber dafür sorgt, dass ihre Arbeit auf ein gemeinsames Ziel einzahlt. Welche Rolle ein solcher Partner hat und welche nicht, beschreibt der Beitrag Sparringspartner für Unternehmer.

1. Vermögensbild: einmal vollständig erstellen, danach jährlich fortschreiben.
2. Zielbild: Zielvermögen, Horizont und jährlichen Beitrag schriftlich festlegen.
3. Struktur: prüfen, ob Gesellschaften und Ebenen zum Ziel passen, statt nur zum letzten Anlass.
4. Aufträge: jedem Spezialisten sagen, worauf seine Arbeit einzahlen soll.
5. Nachfolge: Testament, Gesellschaftsverträge und Vollmachten aufeinander abstimmen.
6. Überprüfung: einmal im Jahr alles nebeneinanderlegen, nach dem Jahresabschluss.

Wächst das Vermögen später in die Größenordnung, in der ein Family Office trägt, ist diese Vorarbeit kein verlorener Aufwand. Sie ist genau die Grundlage, mit der ein Family Office beginnen würde. Wer größere Vermögen über Generationen binden will, stößt dann auch auf Fragen wie die nach einer Familienstiftung und ihren Vor- und Nachteilen. Die Reihenfolge bleibt dieselbe: erst das System verstehen, dann die Organisation wählen, die es führt.